REGULAMIN REFUNDACJI KOSZTÓW PODOPIECZNYCH

w Fundacji „Tęczowy Parasol”

• 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady refundacji i refakturowania kosztów ponoszonych przez Podopiecznych Fundacji „Tęczowy Parasol” lub ich opiekunów prawnych, przedstawicieli ustawowych albo inne osoby uprawnione, ze środków zgromadzonych na Subkontach prowadzonych przez Fundację dla poszczególnych Podopiecznych.
2. Celem regulaminu jest zapewnienie przejrzystych, jednolitych i zgodnych z przepisami zasad refundacji kosztów, ich dokumentowania, weryfikowania oraz rozliczania.
3. Refundacja kosztów dokonywana jest wyłącznie w granicach środków dostępnych na Subkoncie danego Podopiecznego oraz zgodnie z celem, dla którego Subkonto jest prowadzone.
4. Refundacja nie stanowi zapłaty za nabycie towarów lub usług przez Fundację, lecz zwrot kosztów faktycznie poniesionych przez Podopiecznego albo jego opiekuna / osobę uprawnioną.

• 2. Definicje

Użyte w regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Fundacja – Fundacja „Tęczowy Parasol” z siedzibą w Częstochowie wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod nr: 0000393013.
2. Podopieczny – osoba, na rzecz której Fundacja prowadzi Subkonto i gromadzi środki przeznaczone na finansowanie lub współfinansowanie określonych potrzeb.
3. Subkonto – wyodrębniona ewidencyjnie część środków pieniężnych przypisana do konkretnego podopiecznego.
4. Refundacja – zwrot środków pieniężnych za wydatek uprzednio poniesiony przez Podopiecznego albo opiekuna / osobę uprawnioną.
5. Wnioskodawca – Podopieczny, jego opiekun prawny, przedstawiciel ustawowy albo inna osoba uprawniona do złożenia wniosku o refundację.
6. Dokument źródłowy – dokument potwierdzający poniesienie wydatku, w szczególności faktura, rachunek, bilet, umowa, potwierdzenie opłaty lub inny dokument pozwalający ustalić rodzaj, wartość i cel wydatku.
7. Potwierdzenie zapłaty – dokument potwierdzający uregulowanie należności, jeżeli z dokumentu źródłowego nie wynika jednoznacznie, że wydatek został opłacony.
8. Orzeczenie – ważne orzeczenie o niepełnosprawności albo inny dokument potwierdzający status Podopiecznego, jeżeli jest on wymagany dla oceny zasadności refundacji.

• 3. Zasady ogólne refundacji

1. Refundacji podlegają wyłącznie koszty:
   1. faktycznie poniesione,
   2. pozostające w związku z celem, dla którego prowadzone jest subkonto,
   3. zgodne ze statutem Fundacji i prowadzoną przez Fundację działalnością pożytku publicznego,
   4. prawidłowo udokumentowane zgodnie z niniejszym regulaminem,
   5. mieszczące się w wysokości środków zgromadzonych na Subkoncie.
2. Podejmując decyzję o Refundacji Fundacja dokonuje oceny:
   1. związku wydatku z celem subkonta,
   2. zgodności wydatku ze statutem Fundacji,
   3. rzetelności, celowości i zasadności wydatku.
3. Refundacja nie przysługuje, jeżeli:
   1. wydatek nie pozostaje w związku z celem Subkonta,
   2. wydatek nie jest zgodny ze statutem Fundacji,
   3. brak jest wymaganej dokumentacji potwierdzającej zasadność wydatku,
   4. dokumentacja dotycząca wydatku jest nierzetelna, niekompletna albo budzi uzasadnione wątpliwości,
   5. dany wydatek został już wcześniej zrefundowany w całości albo w części przez Fundację lub inny podmiot,
   6. wydatek został pokryty bezpośrednio przez Fundację albo sfinansowany z innego źródła w sposób wykluczający refundację.
4. Refundacja dokonywana jest co do zasady w formie bezgotówkowej, na rachunek bankowy wskazany we wniosku o refundację.
5. Fundacja nie dokonuje refundacji na podstawie samych oświadczeń, bez odpowiednich dokumentów źródłowych.
6. Jednorazowa kwota refundacji nie może być mniejsza niż 100 zł.

• 4. Dokumenty stanowiące podstawę refundacji

1. Podstawą refundacji jest komplet dokumentów obejmujący co najmniej:
   1. wniosek o refundację,
   2. zestawienie kosztów,
   3. dokument źródłowy potwierdzający poniesienie wydatku,
   4. potwierdzenie zapłaty – w przypadkach, gdy z dokumentu źródłowego nie wynika jednoznacznie, że wydatek został opłacony.
2. W przypadku, gdy refundacja dotyczy tylko jednego dokumentu, Fundacja może dopuścić podanie danych do przelewu bezpośrednio na tym dokumencie zamiast odrębnego zestawienia kosztów.
3. Dokumenty źródłowe stanowiące podstawę refundacji powinny być wystawione na:
   1. podopiecznego, albo
   2. jego opiekuna / przedstawiciela ustawowego / osobę uprawnioną do poniesienia wydatku.
4. Dokumenty źródłowe wystawione na Fundację nie stanowią podstawy refundacji kosztów ponoszonych przez podopiecznych.
5. Na dokumentach przeznaczonych do refundacji nie należy podawać numeru NIP Fundacji.
6. Z dokumentów powinno jednoznacznie wynikać:
   1. kto poniósł wydatek,
   2. czego wydatek dotyczył,
   3. jaka była jego wartość,
   4. kiedy został poniesiony.

 

 

• 5. Wniosek o refundację

1. Refundacja następuje wyłącznie na pisemny lub elektroniczny wniosek złożony do Fundacji.
2. Wniosek o refundację powinien zawierać co najmniej:
   1. dane podopiecznego,
   2. dane wnioskodawcy,
   3. wskazanie kwoty refundacji,
   4. opis wydatku i jego związku z celem subkonta,
   5. numer rachunku bankowego do zwrotu środków,
   6. podpis wnioskodawcy albo równoważne potwierdzenie złożenia wniosku w formie elektronicznej.
3. Do wniosku należy dołączyć zestawienie kosztów oraz dokumenty, o których mowa w § 4.
4. Fundacja może wezwać do uzupełnienia braków lub złożenia dodatkowych wyjaśnień.

• 6. Zestawienie kosztów

1. Do wniosku o refundację dołącza się zestawienie kosztów obejmujące co najmniej:
   1. numer kolejny pozycji,
   2. datę dokumentu,
   3. numer dokumentu źródłowego,
   4. nazwę wydatku,
   5. kwotę wydatku,
   6. kwotę wnioskowanej refundacji,
   7. uwagi, jeśli są potrzebne.
2. Zestawienie kosztów powinno umożliwiać jednoznaczne powiązanie każdej pozycji z dokumentem źródłowym.

• 7. Orzeczenie o niepełnosprawności i dokumenty potwierdzające status podopiecznego

1. W przypadku refundacji wydatków związanych z niepełnosprawnością podopiecznego Fundacja może wymagać posiadania aktualnej kopii ważnego orzeczenia o niepełnosprawności albo innego dokumentu potwierdzającego status Podopiecznego.
2. Jeżeli termin ważności dokumentu uprzednio złożonego do Fundacji upłynął, wnioskodawca zobowiązany jest do niezwłocznego dostarczenia kopii nowego, aktualnego dokumentu.
3. Do czasu dostarczenia aktualnego dokumentu Fundacja może wstrzymać refundację wydatków, których zasadność wymaga potwierdzenia statusu  Podopiecznego.

• 8. Weryfikacja dokumentów

1. Przed dokonaniem refundacji Fundacja przeprowadza weryfikację dokumentów pod względem:
   1. merytorycznym,
   2. formalnym,
   3. rachunkowym.
2. Weryfikacja obejmuje w szczególności:
   1. sprawdzenie kompletności dokumentów,
   2. sprawdzenie zgodności danych zawartych we wniosku, zestawieniu i dokumentach źródłowych,
   3. ocenę związku wydatku z celem Subkonta,
   4. ocenę zgodności wydatku ze statutem Fundacji,
   5. sprawdzenie dostępności środków na Subkoncie,
   6. sprawdzenie, czy dany wydatek nie był już wcześniej refundowany.
3. Fundacja może żądać przedstawienia dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień w celu potwierdzenia celowości wydatku, jego związku z celem Subkonta, zgodności ze statutem Fundacji oraz prawidłowości i rzetelności dokumentacji.
4. Fundacja może odmówić refundacji w całości albo w części, jeżeli dokumentacja nie spełnia wymogów regulaminu lub wydatek nie pozostaje w związku z celem Subkonta albo ze statutem Fundacji.

• 9. Katalog przykładowych wydatków podlegających refundacji

1. Refundacji mogą podlegać w szczególności wydatki związane z zaspokajaniem indywidualnych potrzeb Podopiecznego, o ile pozostają zgodne ze statutem Fundacji i celem Subkonta.
2. W szczególności refundacji mogą podlegać wydatki przeznaczone na:
   1. zakup lekarstw i środków medycznych,
   2. rehabilitację i leczenie podopiecznego w Polsce i za granicą,
   3. zakup sprzętu rehabilitacyjnego,
   4. zakup sprzętu medycznego i pielęgnacyjnego,
   5. zakup suplementów oraz środków spożywczych dla utrzymania diety zdrowotnej,
   6. wizyty lekarskie, psychologiczne i terapeutyczne,
   7. badania diagnostyczne i laboratoryjne,
   8. turnusy rehabilitacyjne,
   9. pomoce naukowe, dydaktyczne i logopedyczne,
   10. dostosowanie pomieszczeń do potrzeb osoby niepełnosprawnej,
   11. inne wydatki służące poprawie bytu materialnego oraz rozwojowi intelektualnemu, psychicznemu i fizycznemu Podopiecznego, jeżeli są uzasadnione jego sytuacją i zgodne ze statutem Fundacji.
3. Powyższy katalog ma charakter przykładowy i nie wyklucza refundacji innych wydatków, jeżeli spełniają warunki określone w niniejszym regulaminie.

• 10. Refundacja kosztów dojazdu i transportu

1. Fundacja może refundować koszty dojazdu i transportu Podopiecznego związane z:
   1. diagnostyką,
   2. leczeniem,
   3. rehabilitacją,
   4. turnusami rehabilitacyjnymi,
   5. pobytem w placówkach medycznych lub terapeutycznych.
2. Refundacja kosztów dojazdu może następować w szczególności na podstawie:
   1. biletów środków transportu,
   2. faktur za paliwo,
   3. innych dokumentów potwierdzających poniesienie kosztu transportu.
3. Refundacja kosztów dojazdu i transportu wymaga dodatkowo potwierdzenia związku przejazdu z leczeniem, rehabilitacją albo diagnostyką, w szczególności poprzez:
   1. pieczęć placówki leczniczej lub specjalisty na odwrocie dokumentu, albo
   2. zaświadczenie potwierdzające odbycie leczenia, rehabilitacji lub konsultacji w terminie, którego dotyczy transport, albo
   3. inny dokument pozwalający jednoznacznie potwierdzić cel przejazdu.
4. Refundacja kosztów dojazdu może być również dokonywana na podstawie odrębnego zestawienia kosztów dojazdu, do którego dołącza się dokumenty potwierdzające poniesione wydatki.
5. Refundacji mogą podlegać także koszty transportu opiekuna, jeżeli podróż opiekuna pozostaje w bezpośrednim związku z potrzebami podopiecznego.

• 11. Zasady zapobiegania podwójnej refundacji

1. Każdy dokument źródłowy stanowiący podstawę refundacji podlega oznaczeniu jako rozliczony po dokonaniu refundacji.
2. Fundacja prowadzi ewidencję refundacji umożliwiającą identyfikację:
   1. dokumentu źródłowego,
   2. kwoty refundacji,
   3. daty refundacji,
   4. podopiecznego, którego refundacja dotyczy.
3. Refundacja tego samego wydatku po raz drugi jest niedopuszczalna.
4. W przypadku stwierdzenia, że ten sam wydatek został rozliczony więcej niż jeden raz, Fundacja podejmuje działania w celu odzyskania nienależnie wypłaconych środków.

• 12. Sposób ujęcia w księgach rachunkowych

1. Operacje refundacji kosztów ujmuje się w księgach rachunkowych Fundacji zgodnie z ich rzeczywistym przebiegiem gospodarczym.
2. Fundacja ujmuje w księgach operację refundacji jako zwrot kosztów poniesionych przez Podopiecznego albo opiekuna / osobę uprawnioną, a nie jako nabycie przez Fundację towarów lub usług od kontrahenta na podstawie dokumentu wystawionego na Podopiecznego.
3. Zapis księgowy dotyczący refundacji musi być jednoznacznie powiązany z kompletem dokumentów stanowiących podstawę rozliczenia, w szczególności z:
   1. wnioskiem o refundację,
   2. zestawieniem kosztów,
   3. dokumentem źródłowym,
   4. potwierdzeniem zapłaty – jeżeli było wymagane,
   5. dowodem dokonania refundacji.
4. Ewidencja refundacji powinna umożliwiać pełne odtworzenie przebiegu operacji gospodarczej oraz jej weryfikację.

• 13. Termin i sposób rozpatrzenia wniosku

1. Wnioski o refundację rozpatrywane są w terminie wynikającym z możliwości organizacyjnych Fundacji oraz dostępności środków na Subkoncie.
2. Fundacja podejmuje starania, aby refundacja następowała w możliwie krótkim terminie od dnia otrzymania kompletu prawidłowych dokumentów.
3. W przypadku braków lub wątpliwości Fundacja może:
   1. wezwać do uzupełnienia dokumentów,
   2. zażądać dodatkowych wyjaśnień,
   3. wstrzymać rozpatrzenie wniosku do czasu wyjaśnienia sprawy.

• 14. Refundacja częściowa

1. Fundacja może dokonać refundacji częściowej, jeżeli:
   1. środki na Subkoncie są niewystarczające do pokrycia całego wydatku,
   2. tylko część wydatku pozostaje w związku z celem Subkonta,
   3. część wydatku została już pokryta z innego źródła.
2. W przypadku refundacji częściowej Fundacja informuje Wnioskodawcę o przyczynie ograniczenia kwoty refundacji.

• 15. Dokumentacja i archiwizacja

1. Dokumentacja związana z refundacją podlega przechowywaniu zgodnie z zasadami archiwizacji dokumentacji obowiązującymi w Fundacji.
2. Dokumenty mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej, o ile zapewniona jest ich kompletność, czytelność i możliwość weryfikacji.
3. Fundacja zapewnia możliwość odtworzenia przebiegu każdej refundacji na podstawie zgromadzonej dokumentacji.

• 16. Postanowienia końcowe

1. Regulamin obowiązuje od dnia jego zatwierdzenia przez Zarząd Fundacji, nie wcześniej niż od chwili opublikowania go na stronie internetowej Fundacji prowadzonej pod adresem www.ftpa.pl
2. Regulamin stosuje się do wszystkich wniosków o refundację składanych od dnia jego wejścia w życie.
3. W sprawach nieuregulowanych regulaminem stosuje się przepisy prawa powszechnie obowiązującego oraz wewnętrzne zasady rachunkowości i obiegu dokumentów obowiązujące w Fundacji.
4. Zarząd Fundacji może wydawać dodatkowe wytyczne organizacyjne służące stosowaniu niniejszego regulaminu, o ile pozostają one zgodne z jego treścią.

Aby założyć subkonto i stać się podopiecznym Fundacji należy przesłać następujące dokumenty:

1. Wniosek o założenie subkonta wraz z opisem choroby. Powinien on zawierać oryginalny podpis kandydata, rodzica lub prawnego opiekuna kandydata oraz dokładny adres zwrotny.
2. Zaświadczenie lekarskie stwierdzające chorobę kandydata w oryginale, wystawione przez lekarza specjalistę lub lekarza pierwszego kontaktu, lub inny dokument stwierdzający na co przyszły Podopieczny choruje. 
3. Jeżeli kandydat na podopiecznego posiada orzeczenie o niepełnosprawności to należy przesłać kopię tego dokumentu.

Na wskazany adres zostanie wysłane porozumienie oraz inne dokumenty do podpisania. Po zapoznaniu się z nimi należy je wypełnić i odesłać pojedyncze egzemplarze na adres Fundacji. W przypadku gdy dziecko jest niepełnoletnie wszystkie formalności w jego imieniu załatwiają rodzice lub opiekunowie prawni, w przypadku dzieci pełnoletnich formalności załatwiają osobiście (chyba, że są ubezwłasnowolnieni, wtedy formalności załatwiają rodzice lub opiekunowie prawni).

 

Dokumenty prosimy przesyłać na adres:
Fundacja "Tęczowy Parasol"
ul. Gajowa 31
42-229 Częstochowa

 

Wzory dokumentów:

1. Wniosek o założenie subkonta.

Nie ma żadnych ograniczeń wiekowych. Nasza działalność jest głównie ukierunkowana na osoby z autyzmem i pokrewnymi zaburzeniami, niemniej zapraszamy również dzieci z innymi niepełnosprawnościami.